Actividades de No Valor Añadido (Parte II): Eliminación

El principal obstáculo en la eliminación de Actividades de No Valor Añadido no es ni técnico ni de procesos. Es humano.

Este artículo describe los pasos para la eliminación de las Actividades de No Valor Añadido, focalizándonos en el respeto a las personas. Es el segundo de tres sobre Lean y las Actividades de NVA.

Solemos ser muy eficientes haciendo lo que no tenemos que hacer

Antes de esforzarnos en optimizar actividades, de cualquier tipo, tenemos que centrarnos en eliminar las Actividades de No Valor Añadido, las que no debemos hacer. En esta labor recogeremos beneficios rápidamente. Además, Eliminar es más sencillo que Reducir, y mucho más que Optimizar. Nuestros recursos son limitados, así que debemos ser prácticos en decidir en qué los utilizamos.

Lo más práctico no es optimizar lo que crea valor, sino eliminar lo que no lo crea.

Paso 1. Ver

Para eliminar las Actividades de NVA lo primero es verlas. Para eso sirve la clasificación de las siete, para entrenarnos en verlas, en identificarlas, en habituarnos a descubrirlas entre la maraña de cosas que hacemos. Lean siempre habla de “aprender a ver”.

Paso 2. Evidenciar

Después de localizarlas hay que hacerlas evidentes al equipo. De nada sirve que solo las veas tú. Ten en cuenta que en modo solitario tienes poca capacidad de acción y que Lean es cuestión de trabajo en equipo alineado.

Paso 3. Consenso y compromiso

El principal obstáculo en la eliminación de Actividades de NVA no es ni técnico ni de procesos. Es humano. Tenemos que crear consenso y compromiso. Consenso en que esa actividad nos está perjudicando y compromiso para eliminarla, asumiendo el esfuerzo que acompaña a todo cambio.

Paso 4. Trascendencia

¡Ay! Seguro que pisamos algún juanete: “¿Eliminar una actividad que yo llevo tanto tiempo haciendo?” O directamente supone una bomba en la vida de algún compañero: “esta actividad justifica parte o todo mi puesto de trabajo, y no sé hacer otra cosa”. Atención porque este punto es el que tiene atemorizado a un quinto de la población mundial.

Foco en las Personas

Para forzar esta eliminación, sabiendo que el principal obstáculo es humano, os propongo mostrar la Actividad de No Valor Añadido como algo dañino,  un perjuicio para todos. Fíjate lo que ocasiona una Actividad de NVA:

  • Consumo de recursos en algo que NO le importa a nadie (perjudica a la empresa y al medio ambiente).
  • Dejar de hacer lo que SÍ le importa a alguien (perjudica al cliente, y seguramente a tu familia y a la sociedad).
  • Estorbar a los que hacen algo que SÍ le importa a alguien (perjudica a los compañeros).
  • Molesta al flujo de valor, desde el punto de vista estricto de Lean.

Lo peor de una Actividad de No Valor Añadido no es su coste inútil, sino que impide a otros crear, crecer y hacer fluir el valor

A continuación, y basándose en el respeto a las personas, buscaremos el modo de que la persona que ha pasado de “ocupada” a “ociosa” vuelva a estar “ocupada”, pero esta vez trabajando en actividades con valor añadido. Si no lo hacemos así:

  • y esa persona es penalizada por dejar de causar perjuicio, los compañeros tendrán una fuerte presión por fingir que su propia actividad es valiosa, con lo que seguirán causando daño. Incluso surgirán dinámicas de autoprotección entre la manada.
  • y esa persona no es beneficiada por dejar de fastidiar, los compañeros no tendrán aliciente en concentrarse en generar valor. Todo cambio supone un esfuerzo y un riesgo. Si lo asumo, es porque puedo recibir un beneficio. Si no, directamente me opondré.

No es una opción, es una necesidad

Coste = Valor + Pérdidas

Beneficio = PVP – Coste

El Coste se compone de Valor más Pérdidas. Como el Precio lo fija el mercado, y el Beneficio es Precio menos Coste, la única forma de aumentar la rentabilidad es eliminando pérdidas. [Efectivamente es una enorme simplificación, pero ilustra. En cuanto pueda detallaré este punto en otro artículo, pues entra en juego el volumen de producción, el marketing, la rentabilidad vista por el accionista…]

Así, la “caza y eliminación” de Actividades de No Valor Añadido se ha convertido en una necesidad:

  • Es la única forma de entregar los beneficios exigidos y adecuados al sector.
  • Es responsable con el medio ambiente, la sociedad y el tiempo de los demás.
  • Es una excelente herramienta para fomentar la mejora continua.
  • Retiene y promueve el talento. ¿Qué persona potente trabajaría en una empresa donde hiciese el bobo todos los días?

La caza y eliminación de Actividades de No Valor Añadido no es una opción, es una necesidad

Cuantificar

Todas nuestras actividades profesionales tienen que ser cuantificadas en euros. Ponte en el lugar del jefe, o del dueño. Debemos expresar el beneficio que recibimos al eliminar una actividad de no valor añadido. Este beneficio para la empresa puede provenir desde varios ángulos:

  • Lo más evidente es la reducción del coste estándar al disminuir el consumo de recursos: materiales, energía, tiempo, inutilidades. Eso supone beneficio directo.
  • Aumento de potencia comercial. La mayoría de las mejoras que realicemos no se hacen efectivas hasta que las emplea el área comercial. ¿qué hacemos con esa reducción de coste?¿y con el nuevo tiempo ocioso?
  • Comenzar a hacer algo que importa, recibiendo el margen de esa actividad.
  • Mejora increíble del ambiente laboral, con todo lo que conlleva. En especial para los más antiguos, que por fin alguien les hace caso en dejar de hacer el inútil. Mis experiencias en este aspecto son formidables: los viejos tirando del carro y trasladando generosamente conocimiento. ¡Qué suerte tengo que mi trabajo me ha dado tantos amigos viejos y sabios!
  • Continuar con la transformación Lean. Al ser una labor rápida, relativamente sencilla y con resultados inmediatos, se anima mucho a continuar y a dar confianza en la utilización de Lean.

Ver también: Actividades de No Valor Añadido (Parte I): Salimos de Caza.